Wer eine Tagespflege eröffnen möchte, plant eine teilstationäre Pflegeeinrichtung. Für die Versorgung zulasten der Pflegekassen braucht der Betrieb einen Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI. Dazu kommen geeignete Räume, die qualifizierte pflegefachliche Leitung, genügend Personal und eine Finanzierung, die auch den Anlauf trägt. Die Details werden durch Landesverträge und örtliche Anforderungen konkretisiert.
Dieser Leitfaden richtet sich an Gründer und Betreiber einer Tagespflege für ältere oder pflegebedürftige Menschen. Kindertagespflege und die Tätigkeit als Tagesmutter folgen anderen Regeln. Auch eine Betreuungsgruppe oder ein Angebot zur Unterstützung im Alltag ist nicht automatisch eine zugelassene Tagespflege.
Welches Betriebsmodell planen Sie?
Die Tagespflege verbindet häusliches Wohnen mit Pflege, Betreuung und Verpflegung in einer Einrichtung. Die Einordnung ergibt sich aus § 71 Absatz 2 SGB XI; den Leistungsanspruch beschreibt § 41 SGB XI. Dazu gehört auch die notwendige Beförderung zwischen Wohnung und Tagespflege.
Legen Sie früh fest, welche Gäste Sie versorgen können, an welchen Tagen Sie öffnen und welches Gebiet der Fahrdienst tatsächlich erreicht. Prüfen Sie, ob eine eigenständige Einrichtung oder eine in bestehende Strukturen eingebundene Tagespflege zu Ihrem Vorhaben passt. Vorhandene Räume oder Personal eines anderen Betriebs sind dabei noch kein Nachweis, dass sie für die neue Tagespflege ausreichen.
Ein nach Landesrecht anerkanntes Unterstützungsangebot nach § 45a SGB XI hat einen anderen rechtlichen Rahmen. Wenn Ihr Konzept vor allem stundenweise Alltagsbegleitung vorsieht, klären Sie zuerst diese Abgrenzung. Sie bestimmt die Verträge, die Personalplanung und die Leistungen, mit denen Sie werben dürfen.
Standort prüfen, bevor Sie Räume binden
Ein passender Standort muss für Gäste erreichbar, für die Versorgung geeignet und wirtschaftlich tragbar sein. Beginnen Sie mit einer örtlichen Bestandsaufnahme: Welche Tagespflegen gibt es, welche Angebote machen sie, wie sind ihre Öffnungszeiten und welche Ortsteile liegen auf sinnvollen Fahrstrecken? Verzeichnisse und Websites zeigen den Bestand; tatsächliche freie Plätze oder Wartelisten müssen Sie gesondert erfragen.
Ein Fahrgebiet ist mehr als ein Kreis auf einer Karte. Prüfen Sie Strecken mit mehreren Halten, Verkehrszeiten sowie Ein- und Ausstieg. Ein weiter entfernter Gast kann den Ablauf einer ganzen Tour verändern. Halten Sie fest, welche Nachfrage Sie belegen können und welche Sie zunächst nur vermuten. Die Zahl älterer Menschen allein ist noch keine Zusage künftiger Belegung.
Besprechen Sie den vorgesehenen Grundriss vor langfristigen Miet- oder Umbauverpflichtungen mit Bauaufsicht und zuständiger Pflege- beziehungsweise Heimaufsicht. Zu prüfen sind unter anderem Nutzung, Brandschutz, Zugänglichkeit, Aufenthalts- und Ruhemöglichkeiten, Sanitärbereiche und die sichere Anfahrt. Welche Nachweise und Genehmigungen erforderlich sind, hängt vom Standort ab.
Ein Landesbeispiel macht den Unterschied sichtbar: In Nordrhein-Westfalen zählt die Tagespflege zu den Gasteinrichtungen. Das WTG NRW, insbesondere §§ 36 bis 38, stellt Anforderungen an eine zur Zielgruppe passende Ausstattung sowie Orientierung und Rückzugsmöglichkeiten. Diese Einordnung ersetzt weder das Landesrecht eines anderen Bundeslands noch die Prüfung Ihres konkreten Gebäudes.
Ihr Ergebnis sollte ein abgestimmtes Raumkonzept mit Kostenangeboten sein. Eine mündliche Aussage, die Immobilie sei „für Pflege geeignet“, ist dafür zu ungenau. Dokumentieren Sie offene Auflagen und klären Sie mit fachlicher Unterstützung, wie Mietbeginn und Umbauentscheidungen daran geknüpft werden können.
Leitung und Personal belastbar planen
Unternehmerische Führung und pflegefachliche Leitung dürfen bei unterschiedlichen Personen liegen. Entscheidend ist, dass die Tagespflege unter ständiger Verantwortung einer qualifizierten Pflegefachperson steht. § 71 Absatz 3 SGB XI nennt anerkannte Pflegeabschlüsse sowie zwei Jahre praktische Berufserfahrung im erlernten Beruf innerhalb der letzten acht Jahre. Hinzu kommt eine erfolgreich absolvierte Weiterbildung für leitende Funktionen; deren Mindestumfang soll 460 Stunden nicht unterschreiten.
Prüfen Sie die Nachweise der vorgesehenen Leitung vor einer verbindlichen Zusage mit der Vertragsstelle. Ein Kursname oder eine Berufsbezeichnung allein beantwortet nicht, ob alle Anforderungen erfüllt sind. Klären Sie zugleich die Stellvertretung und die Vorgaben zur tatsächlichen Präsenz. Abweichende Qualifikationswege sollten Sie ausdrücklich bestätigen lassen.
Für die übrige Personalplanung sind der einschlägige Landesrahmenvertrag und die vereinbarte Ausstattung maßgeblich. Es gibt keinen Personalschlüssel, den Sie ungeprüft auf jede Tagespflege übertragen können. Der vdek stellt etwa für Baden-Württemberg eigene Unterlagen zur teilstationären Pflege bereit. Verwenden Sie die Unterlagen für Ihr Bundesland und Ihre Versorgungsform.
Erstellen Sie einen Dienstplan, der Pflege und Betreuung, Leitung, Hauswirtschaft und Transport auseinanderhält. Urlaub, Krankheit, Fortbildung und Übergaben gehören hinein. Prüfen Sie auch die Entlohnungsvoraussetzungen der Zulassung nach § 72 SGB XI. Eine Kalkulation ausschließlich mit einem allgemeinen Mindestlohn reicht dafür nicht.
Welche Verträge zur Zulassung gehören
Die einzelnen Vereinbarungen beantworten verschiedene Fragen. Sie sollten im Gründungsplan getrennte Zuständigkeiten, Unterlagen und Entscheidungstermine bekommen:
- Versorgungsvertrag: Nach § 72 SGB XI wird die Einrichtung zur Versorgung zugelassen; Art, Inhalt und Umfang der Versorgungsleistungen werden festgelegt.
- Landesrahmenvertrag: § 75 SGB XI bildet die Grundlage für landesweite Bedingungen, etwa zu Leistungen, personeller Ausstattung und Abrechnung. Besorgen Sie die teilstationäre Fassung.
- Pflegesatzvereinbarung: Die Vergütung wird auf Grundlage der §§ 84 und 85 SGB XI vereinbart. Stellen Sie Ihre Kosten und Leistungen dafür nachvollziehbar zusammen.
- Unterkunft und Verpflegung: Diese Entgelte werden nach § 87 SGB XI gesondert vereinbart. Sie dürfen in Ihrer Rechnung nicht unbemerkt mit der Pflegevergütung vermischt werden.
- Investitionsaufwendungen: Hier greifen § 82 SGB XI und landesrechtliche Regelungen. Ob und wie Kosten gesondert berechenbar oder gefördert sind, muss für Ihr Vorhaben geklärt werden.
Ein Vertrag für einen ambulanten Pflegedienst ist keine Vorlage zum bloßen Umbenennen. Die Tagespflege hat eine eigene Versorgungsform. Ihre notwendigen Leistungen der medizinischen Behandlungspflege werden im Leistungsumfang des § 41 SGB XI berücksichtigt; übernehmen Sie deshalb die Vertragsliste eines ambulanten Dienstes nicht ungeprüft.
Die Vertragsunterlagen erhalten Sie bei den zuständigen Landesverbänden der Pflegekassen. Welche Stelle den Antrag koordiniert, lässt sich dort erfragen. Der vdek verweist auf seine Landesvertretungen. Bauen Sie eine Unterlagenliste mit verantwortlicher Person, Bearbeitungsstand und offenen Rückfragen auf.
Von der Idee zur Eröffnung
- Konzept und Nachfrage prüfen. Zielgruppe, Leistungen, Öffnungstage, Fahrgebiet und Unterschiede zu bestehenden Angeboten festlegen. Gespräche mit örtlichen Beratungsstellen ergänzen die Recherche.
- Standort und Leitung vorprüfen. Raumkonzept und Qualifikationsnachweise mit den zuständigen Stellen besprechen. Erst danach unumkehrbare Bindungen eingehen.
- Finanzierung sichern. Angebote einholen, Anlauf und laufenden Betrieb kalkulieren. Förderbedingungen vor Bestellung, Vertragsabschluss oder Baubeginn prüfen.
- Betrieb und Nachweise aufbauen. Gesellschaft beziehungsweise gewerbliche oder steuerliche Anmeldung, Versicherungen, Personal, Institutionskennzeichen und weitere geforderte Unterlagen vorbereiten. Zuständigkeiten anhand der konkreten Antragsliste klären.
- Versorgung und Vergütung vereinbaren. Vollständigen Antrag einreichen, Rückfragen beantworten, erforderliche Prüfungen und Begehungen ermöglichen. Offene Auflagen nachhalten.
- Eröffnung praktisch vorbereiten. Dienstplan, Transport, Dokumentation, Aufnahmeablauf und öffentliche Angaben gegen den vereinbarten Leistungsumfang prüfen. Zusagen an Gäste müssen zum tatsächlichen Start passen.
Ein Qualitätsmanagement gehört bereits in diese Vorbereitung. Die Maßstäbe und Grundsätze nach § 113 SGB XI konkretisieren Qualität und Qualitätssicherung. Beschreiben Sie deshalb, wie Pflege geplant und dokumentiert wird, wie Medikamente und Hygiene organisiert werden und wie Beschwerden, Notfälle und Ausfälle bearbeitet werden. Entscheidend ist die Umsetzbarkeit im Dienstplan.
Kosten und Liquidität getrennt rechnen
Eine belastbare Kostenschätzung beginnt mit Ihrem Konzept und echten Angeboten. Ein pauschaler Gründungsbetrag verschweigt, ob Räume bereits geeignet sind, Fahrzeuge gekauft oder geleast werden und wie viel Personal vor dem ersten Zahlungseingang finanziert werden muss.
- Räume und Umbau: Miete, Kaution, Planung, erforderliche Umbauten, Ausstattung und laufende Nebenkosten. Grundlage sind konkrete Angebote und der abgestimmte Grundriss.
- Personal: Vergütung, Arbeitgeberaufwendungen, Ausfallvertretung, Leitung und Anlauf vor voller Belegung. Grundlage sind Personalkonzept und die einschlägigen Entlohnungsanforderungen.
- Fahrdienst: Fahrzeug oder Transportvertrag, laufende Betriebskosten, Begleitung und tatsächliche Tourenzeit. Rechnen Sie Fahrten in beide Richtungen.
- Betrieb: Verpflegung, Reinigung, Versicherungen, Software, Dokumentation, Abrechnung und Verbrauchsmaterial. Trennen Sie einmalige Einrichtung von laufenden Verträgen.
- Gründung und Sichtbarkeit: Rechtsform, fachliche Beratung, Anmeldungen sowie Website, Fotografie und die geplante Kundengewinnung. Nutzen Sie Leistungsangebote statt geschätzter Pauschalen.
Die zweite Rechnung betrifft die Belegung. Verfügbare Gasttage ergeben sich aus nutzbaren Plätzen und tatsächlichen Öffnungstagen. Belegte Gasttage sind die tatsächlich in Anspruch genommenen Tage. Die Zahl unterschriebener Gästeverträge ist damit nicht gleichbedeutend: Ein Gast kann nur an ausgewählten Wochentagen kommen. Prüfen Sie die Nachfrage daher pro Wochentag.
Berechnen Sie Erlöse aus den vereinbarten Entgelten und den jeweiligen Abrechnungsbedingungen. Ziehen Sie variable Kosten und feste Aufwendungen getrennt ab. Eine einfache Deckungsbeitragsrechnung zeigt, welche Belegung rechnerisch nötig wäre; sie ersetzt keine Prüfung der Vergütungsvereinbarung. Bleibt Ihr Plan nur bei sofortiger Vollbelegung tragfähig, müssen Sie die Annahmen überarbeiten.
Die dritte Rechnung ist der Zahlungsplan. Gehälter, Miete und Kreditraten werden zu bestimmten Terminen fällig. Abgerechnete Leistungen sind bis zum Zahlungseingang noch keine verfügbare Liquidität. Rechnen Sie deshalb mindestens einen vorsichtigen Anlauf und einen verzögerten Eröffnungsbeginn durch. Halten Sie die Annahmen offen fest und prüfen Sie die Finanzierungslücke mit Ihrer Steuerberatung und Bank.
Förderung und Finanzierung richtig einordnen
Unterscheiden Sie Kredit, Zuschuss und spätere Betriebseinnahmen. Zahlungen der Pflegekasse für erbrachte Leistungen sind keine Gründungsförderung. Auch ein Förderkredit muss zurückgezahlt werden; er macht einen unwirtschaftlichen Betrieb nicht tragfähig.
Ein aktueller allgemeiner Finanzierungsweg ist der ERP-Gründerkredit – StartGeld der KfW. Laut Produktinformation, geprüft am 13. Oktober 2026, sind bis zu 200.000 Euro möglich, davon bis zu 80.000 Euro für Betriebsmittel. Eigenkapital ist nach den Programmbedingungen nicht erforderlich. Die Finanzierung wird über einen Finanzierungspartner beantragt; dessen Prüfung und die Förderbedingungen bleiben maßgeblich.
Wer aus Arbeitslosigkeit gründet, kann unter den jeweiligen persönlichen Voraussetzungen einen Gründungszuschuss der Bundesagentur für Arbeit prüfen lassen. Dieser dient Lebensunterhalt und sozialer Sicherung und ist keine pauschale Finanzierung der Einrichtung. Es besteht kein automatischer Anspruch.
Landesprogramme und eine mögliche Investitionskostenförderung müssen Sie für den konkreten Standort gesondert prüfen. Die Förderdatenbank des Bundes ist ein Einstieg; entscheidend bleibt die aktuelle Richtlinie des jeweiligen Programms. Klären Sie vor dem Vorhabenbeginn, welche Bindung bereits als Beginn gilt und welche Unterlagen verlangt werden. Eine Förderzusage ersetzt weder die bauliche Eignung noch den Versorgungsvertrag.
Nachtpflege als eigenes Betriebskonzept planen
Ergänzung, geprüft am 16. Oktober 2026: §41 SGB XI behandelt Tages- und Nachtpflege als teilstationäre Leistungen. Das bedeutet nicht, dass ein Tagespflegekonzept unverändert nachts betrieben werden kann. Geplante Gäste, tatsächlicher Unterstützungsbedarf, Ruhe, Nachtbesetzung und Übergaben müssen zum Nachtangebot passen. Auch die konkrete Beförderung gehört in die Prüfung.
Grenzen Sie teilstationäre Nachtpflege von einer Betreuung im privaten Haushalt, einem ambulanten Nachteinsatz und einem stationären Daueraufenthalt ab. Diese Angebote übernehmen unterschiedliche Aufgaben. Schreiben Sie auf, wer nachts an welchem Ort versorgt wird, welche Verantwortung der Betrieb trägt und wie der Übergang zur Versorgung am Tag organisiert ist. Ein werblicher Modellname entscheidet diese Einordnung nicht.
Besprechen Sie das konkrete Nachtkonzept vor Raum- und Personalbindungen mit den zuständigen Vertrags-, Bau- und Aufsichtsstellen. Welche Räume und Nachweise benötigt werden, richtet sich nach dem tatsächlichen Angebot und Standort. Übernehmen Sie keine beliebige Quote oder Teamzahl aus einer Tagespflege. Qualifikation, Besetzung, Vertretung und die zusätzlich nötigen Abläufe müssen gemeinsam leistbar sein.
Prüfen Sie die örtliche Nachfrage gesondert: Welche Menschen benötigen ein solches Angebot tatsächlich und wie erfahren Angehörige beziehungsweise Fachstellen davon? Unbekanntes Suchvolumen ist kein Nachweis fehlenden Bedarfs. Es ist aber auch keine belegte Belegung. Die wirtschaftliche Planung braucht nachvollziehbare Annahmen, bestätigte Verträge und ein vorsichtiges Anlaufszenario. Nachtpflege wird hier als eigenständiger Abschnitt behandelt, statt eine nahezu gleiche zweite Gründungsseite anzulegen.
Gäste erreichen und Personal gewinnen
Die Zulassung schafft die Grundlage zur Versorgung. Wie Angehörige Ihre Tagespflege finden und einschätzen können, ist eine eigene Aufgabe. Entwickeln Sie die Informationen dafür zusammen mit dem Betriebskonzept: Wen können Sie aufnehmen, welche Tage bieten Sie an, welches Fahrgebiet bedienen Sie und wie läuft ein erstes Kennenlernen ab?
Eine Website für Ihren Pflegebetrieb sollte genau diese Fragen beantworten. Zeigen Sie echte Räume und das tatsächliche Angebot, erläutern Sie die Kostenstruktur verständlich und machen Sie die Kontaktaufnahme auf dem Handy einfach. Angaben zu Eröffnung, Leistungen und Verfügbarkeit müssen zum bestätigten Stand passen. Interessenten sollten erkennen können, ob sie schon einen Platz anfragen oder zunächst Informationen zum geplanten Start erhalten.
Für lokale Auffindbarkeit bei Google braucht es konsistente Standortangaben und Inhalte, die Ihr tatsächliches Einzugsgebiet erklären. Für bezahlte Reichweite kommen gezielt geplante Google Ads infrage, wenn Angebot, Zulassung, Budget und Aufnahmekapazität zusammenpassen. Keine dieser Maßnahmen garantiert eine bestimmte Belegung oder Google-Position.
Die Personalgewinnung bekommt einen eigenen Bereich: Aufgaben, Arbeitszeiten, Verantwortlichkeiten und Kontakt müssen für Bewerber klar sein. Im Erstgespräch mit Pflegezulauf klären wir den Website- und Sichtbarkeitsaufbau. Die rechtliche Zulassungsberatung und die individuelle Finanzierungsprüfung gehören zu den dafür zuständigen Fachstellen.
Fehler, die Sie vor dem Start vermeiden können
- Räume zuerst mieten, Eignung später prüfen. Lassen Sie kritische Anforderungen vor größeren Verpflichtungen fachlich bewerten.
- Ein Landesbeispiel für eine Bundesregel halten. Personalschlüssel, Raumvorgaben und Antragswege immer Ihrem Standort zuordnen.
- Personal mehrfach verplanen. Transport, Betreuung, Pflege und Leitung müssen zur selben Zeit tatsächlich abgedeckt sein.
- Mit Verträgen statt mit Gasttagen rechnen. Prüfen Sie die erwartete Nutzung für jeden Öffnungstag und mögliche Ausfälle.
- Förderung als sichere Einnahme verbuchen. Erst eine belastbare Finanzierungsentscheidung gehört als gesicherte Grundlage in den Plan.
- Die Nachfrage erst nach der Eröffnung testen. Bereiten Sie Auftritt und örtliche Kontakte früh vor, ohne einen ungeklärten Start oder Leistungen zu versprechen.
Was Sie für die nächsten Gespräche brauchen
Bereiten Sie eine gemeinsame Arbeitsmappe vor: Betriebskonzept mit Zielgruppe und Öffnungszeiten, Standort und Grundriss, Leitung samt Qualifikationsnachweisen, vorläufige Personalplanung, Transportkonzept, Kostenangebote sowie Finanzierungs- und Liquiditätsplanung. Ergänzen Sie die aktuelle Antragsliste Ihres Pflegekassenverbands und die Anforderungen der örtlichen Aufsicht. Diese Arbeitsmappe ist eine Vorbereitung; die verbindliche Nachweisliste erhalten Sie von den zuständigen Stellen.
Für das Gespräch über die Website reichen daraus zunächst Standort, Angebot, Fahrgebiet, geplanter Start und vorhandenes Bildmaterial. Falls Sie noch zwischen Versorgungsformen entscheiden, hilft zur Abgrenzung der Leitfaden Pflegedienst gründen. Übernehmen Sie dessen ambulante Vertragsanforderungen jedoch nicht in Ihren Tagespflegeantrag.
Für eine bereits laufende Einrichtung behandelt der Ratgeber zur Tagespflege-Auslastung Besuchstage, Fahrgebiet, passende Anfragen und den Weg bis zur Aufnahme.
Quellen und rechtlicher Hinweis
Stand: 13. Oktober 2026. Geprüft wurden die im Text verlinkten Fassungen des SGB XI, die geltende Veröffentlichung des WTG NRW, die Vertragsunterlagen des vdek sowie die Informationen von KfW und Bundesagentur für Arbeit. Landesbeispiele sind als solche benannt. Dieser Ratgeber dient der Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechts-, Steuer- oder Förderberatung. Maßgeblich sind die aktuellen Vorschriften und die Vereinbarungen für Ihren konkreten Betrieb.